Vous avez un salon de coiffure, un commerce de détail ou une activité qui vous amène à vouloir faire l’acquisition d’un logiciel de caisse ? Peut-être recherchez-vous un nouveau logiciel suite à l’obligation de certification depuis le 1er janvier 2018 ? Difficile de comprendre exactement de quoi il s’agit et de ne pas se perdre dans les centaines d’offres qui se bousculent sur internet. Voici quelques explications qui devraient vous donner les informations dont vous avez besoin pour faire votre choix.

Logiciel de caisse : de quoi parle-t-on exactement ?

Certains ont encore du mal à bien faire la distinction entre logiciel de caisse et caisse enregistreuse. Il est vrai qu’avec l’ère du numérique et les avancées technologiques fulgurantes, ce n’est pas toujours facile d’être à la page des dernières innovations. Pourtant, pour bien respecter la loi, il vous faut comprendre la définition d’un logiciel de caisse, désormais soumis à une obligation de certification à la norme NF 525.

Pour bien comprendre, il faut distinguer le matériel en lui-même et l’outil numérique qui lui permet de bien fonctionner. Concrètement, côté matériel, on parle de « terminal de caisse ». Ce terminal peut être :

  • Un tiroir caisse
  • Un ordinateur, une tablette ou  même un smartphone
  • Un terminal de paiement tel qu’un terminal de carte bancaire

Côté outil numérique, vous trouvez ensuite le fameux logiciel de caisse. Aussi appelé logiciel « point de vente », il permet la gestion des encaissements, mais aussi d’autres fonctionnalités plus ou moins pratiques en fonction du logiciel que vous aurez choisi. Et ce sont ces fonctionnalités en plus qui apportent depuis quelques années un souffle de modernité merveilleux dans nombre de petits commerces.

Lorsque vous associez votre matériel de terminal de caisse avec un logiciel d’encaissement, vous pouvez en effet gérer de nombreux aspects de votre activité commerciale, ce qui était impossible avec une bonne vieille caisse enregistreuse.

Vous allez voir qu’un logiciel de caisse tel que celui proposé par helloCash vous permettra de développer vos ventes et gérer vos stocks tout en vous occupant de vos clients en quelques clics !

L’objectif d’un logiciel de caisse digne de ce nom : être simple à utiliser et s’adapter à votre organisation pour être un véritable outil à la décision.

Comment les logiciels de caisse révolutionnent l’activité commerciale

Lorsque vous démarrez vos recherches sur internet, vous avez certainement une idée de ce que vous voulez : un outil efficace, performant, sérieux et simple à utiliser pour un prix raisonnable. Vous allez être surpris : il est possible de trouver tout cela et bien plus encore en ne dépensant aucun centime !

Nous en avons parlé précédemment, contrairement à une caisse enregistreuse classique, le logiciel de caisse offre une multitude de fonctionnalités en plus. Voici quelques avantages qui vous convaincront de son utilité :

  • Mobilité : il n’est plus nécessaire de rester bloquer derrière le comptoir ! Vous pouvez gérer vos encaissements et votre comptabilité n’importe où grâce à des solutions telles qu’helloCash, disponibles depuis votre navigateur. En quelques clics depuis votre ordinateur ou en quelques glissements de pouces depuis votre tablette ou votre smartphone, vous pouvez encaisser vos clients et bien plus encore. les rapports de données fournis peuvent être consultés partout dans le monde, juste avec une connexion Internet et un mot de passe.
  • Simplicité : abandonnez l’idée de devoir former votre équipe durant des heures entières. Un logiciel de caisse digne de ce nom offre une utilisation simple et pratique. Nul besoin d’être un geek ou en expert en nouvelles technologies. En un clic, imprimez vos factures et générez vos documents comme bon vous semble.
  • Gestion commerciale : ne passez plus des heures à faire votre comptabilité et bâtir des graphiques Excel pour prévoir le chiffre d’affaires du mois à venir. Un logiciel de caisse comme helloCash se charge d’analyser vos ventes, gérer vos stocks ou encore suivre les tendances de votre activité. Il génère des tickets, centralise les ventes et est en mesure d’en faire un récapitulatif sur une période donnée.
  • Sécurisation : oubliez les ennuis engendrés par la perte des tickets et les erreurs humaines. Avec un logiciel de caisse, toutes les opérations sont enregistrées et sécurisées pour une totale transparence. Impossible de tricher ou de « piquer dans la caisse » sans que cela ne soit tracé. En cas de contrôle fiscal, vous pouvez fournir les informations demandées en toute simplicité, car tout est dans la boîte !

Nous pourrions vous énumérer les avantages d’un logiciel de caisse pendant longtemps encore. Mais vous avez compris : l’acquisition d’un tel outil vous permet de réaliser un gain de temps énorme dans la gestion de votre activité. Elle optimise votre temps de travail et professionnalise vos pratiques. Comptabilité simplifiée, animation commerciale renforcée : pourquoi se priver de tels bénéfices pour votre entreprise ? Vous vous interrogez peut-être alors sur les obligations légales d’un tel outil. Que faire pour moderniser votre activité tout en étant en conformité ? Voici les réponses.

Retour sur la certification des logiciels de caisse

Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises utilisent un logiciel de caisse doivent être en mesure de prouver que ce dernier répond à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Mise en place afin de lutter contre la fraude à la TVA, cette mesure permet de faire le tri dans les logiciels plus ou moins sérieux et renforce la sécurité autour des opérations comptables des commerces. Ainsi, finies les opérations faussées ou oubliées, les encaissements sont désormais tracés grâce aux exigences de la norme NF 525, délivrée par Afnor Certification pour attester de la qualité et de la conformité du produit.

Comment faire pour prouver que vous êtes en conformité ? Tout dépendra du logiciel que vous avez choisi. En effet, la loi impose de fournir un certificat délivré par l’éditeur du logiciel. En cas de logiciel non conforme, le détenteur s’expose à une amende de 7 500 € par unité de saisie utilisant le logiciel non sécurisé. Ainsi mieux vaut pouvoir délivrer ce certificat facilement et rapidement. C’est ce que propose par exemple helloCash, en permettant aux utilisateurs de télécharger ce document en un clic directement en ligne. Répondant à toutes les exigences légales même dans sa version gratuite ce logiciel peut être utilisé sans engagement…. On vous en dit plus ?

La bonne idée du jour : le choix du logiciel de caisse hello Cash

Un logiciel de caisse associé à votre terminal de paiement présente ainsi de nombreux avantages pour votre salon de coiffure ou votre magasin de prêt-à-porter. Encore faut-il faire le bon choix.

Et pour cela, nous avons donné quelques pistes précédemment. Vous savez désormais qu’il faut avant tout s’orienter vers un logiciel certifié NF 525. Vous avez aussi connaissance des aspects multifonctionnels de certains logiciels de caisse. Plus qu’une simple solution d’encaissement, des outils comme helloCash vous accompagne dans la gestion globale de votre activité. Il vous reste alors sûrement une inquiétude : le prix !

En effet, à lire les nombreux avantages que représente un logiciel de caisse, vous vous dites sûrement que cela va vous coûter une fortune. Mais helloCash n’est pas là pour faire un trou dans votre budget, au contraire ! Il s’agit d’une solution qui entend vous aider à développer votre business. C’est pourquoi helloCash est disponible à partir de 0€, peut être utilisé directement sans installation, pour une durée flexible et est résiliable à tout moment. Vous êtes tenté ? Rdv sur notre site internet ou contactez nos équipes sans plus attendre.