Les exigences légales en matière de logiciels de caisse – NF 525


LA RÉGLEMENTATION DES LOGICIELS DE CAISSE (NF 525)

 

Un logiciel de caisse est un système informatique avec une fonctionnalité de caisse. Il permet d’enregistrer des paiements. Et de les garder en mémoire. Ces paiements sont liés :

  • aux ventes
  • et aux prestations de services.

Ce type de logiciel est soumis à la réglementation. Il doit respecter des conditions précises. Et il doit être certifié NF 525.

1/ NF525 – Tout d’abord, quels sont les textes réglementaires concernés ?

 

  • 2015-2016

Le dispositif visait les logiciels :

  1. de caisse,
  2. de comptabilité,
  3. et de gestion.

 

  • 15 juin 2017 

Le dispositif est simplifié, sur décision du ministre de l’action et des comptes publics. Les logiciels et systèmes de caisse sont les principales causes de fraudes à la TVA. Ils sont alors les seuls concernés par le dispositif.

 

Quant aux logiciels multifonctions (comptabilité / gestion / caisse).

  • Seules les fonctions caisse enregistreuse / encaissement,
  • et non l’ensemble du logiciel,

-> devront être certifiées.

 

  • Avant fin 2017 

Prise de mesures législatives.

 

  • 1er janvier 2018 

Entrée en vigueur du dispositif.

 

2/ Ensuite, à qui le dispositif s’adresse-t-il ?

Le dispositif s’adresse à tout assujetti :

  • enregistrant des livraisons de biens
  • et des prestations de services

ne donnant pas lieu à facturation au sens du BOITVA DECLA-30-20-10.
Autrement dit :

 

—> Quel que soit votre secteur d’activité – coiffeurs, soins et beauté, services, commerçants, entreprises –

votre logiciel de caisse en ligne, vous garantit d’être en conformité (NF 525).

 

3/ Puis qui est concerné par la certification NF 525 ? Quelles sont les caractéristiques ?

Tous les professionnels concernés sont dans l’obligation d’obtenir une certification NF 525.

Elle concerne les éléments suivants :

a/ Inaltérabilité :

Capacité de montrer que les données de règlement n’ont pas été modifiées. Et ce, depuis leur enregistrement initial. Avec un système de preuve en ce sens.

Si des corrections concernant des opérations de règlements sont apportées par la suite :

  • Elles se caractérisent par l’enregistrement de nouvelles opérations de « plus » et de « moins ».
  • Et les données d’origine enregistrées ne sont en aucun cas modifiées.

b/ Sécurisation :

Impossibilité de modifier les données enregistrées sans traces. Que ce soit par le détenteur des données lui-même ou par des tiers.

c/ Conservation :

L’intégralité des données détaillées des transactions doit être conservée en ligne. Dans le logiciel de caisse. Et ces données peuvent aussi être stockées sur un support externe :

  • clé USB,
  • disque optique
  • ou disque dur externe.

d/ Archivage :

Cela a pour but de de figer les données. Et de faire correspondre une date aux documents archivés.

Les données doivent être archivées au moins 1 fois à la fin de chaque exercice comptable. Et leur inaltérabilité et leur traçabilité doivent être garanties pendant 6 ans.

Aucun format n’est imposé. Mais les archives doivent pouvoir être facilement lues par l’Administration. Par exemple : fichiers TXT, CSV… Et, en cas de contrôle, les données numériques ne devront être ni codées, ni cryptées.

—> 

est un logiciel de caisse en ligne certifié NF 525 et vous garantit :

  • l’inaltérabilité,
  • la sécurisation,
  • la conservation,
  • et l’archivage des données.

4/ D’ailleurs, qui est en mesure de certifier les logiciels de caisse ?

“AFNOR certification”, qui est un sous-traitant technique INFOCERT (accréditation n°5-0030).

En effet, c’est lui qui est en mesure de certifier les logiciels de caisse (NF 525).

 

5/ Et quelle amende risque-t-on si un logiciel n’est pas certifié NF 525 ?

Conformément au § 570 du BOI-CF-INF-20-10-20:

En cas d’absence de certificat NF 525 ou d’attestation individuelle, l’amende est de 7 500 €.

Et elle s’applique par :

  • logiciel de comptabilité
  • ou logiciel de gestion
  • ou système de caisse concerné.

 

6/ Pour finir, la caisse en ligne HelloCash respecte-t-elle vraiment toutes ces exigences légales ? Et est-elle certifié NF 525 ?

 

–> Vous pouvez être tranquille !

est un logiciel de caisse en ligne certifié NF 525.

Et notre certificat NF 525 est téléchargeable.

 

Des questions à propos de la caisse helloCash ? N’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes à votre écoute.

 

 

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Et vous souhaitez aller plus loin ? Jetez un coup d’œil à notre boutique en ligne. Ou faites passer votre système de caisse à une version supérieure.

 

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