Obligation de caisse enregistreuse – Une contrainte nécessaire ?


Obligations de caisse enregistreuse – Une contrainte nécessaire

L’année 2018 marque un tournant important dans le domaine de la réglementation fiscale, notamment en ce qui concerne le régime applicable aux commerces et autres petites entreprises soumises au paiement de la TVA. Cette période est caractérisée par une prise de mesures conséquentes visant à assurer la régularité fiscale des personnes concernées.

En effet, l’administration, soucieuse de limiter les débandades de ses sujets, et d’œuvrer dans le sens de l’éradication des fraudes fiscales a renforcé ses mesures en imposant des obligations claires sur la gestion de la circulation monétaire des petites entreprises. Dès lors, érigée en une règle contraignante pour les commerçants soumis au régime de la TVA, l’obligation caisse enregistreuse trouve ses sources dans la loi de finances 2018.

Les dispositions du texte en question prévoient des démarches visant à permettre à l’administration d’opérer un suivi efficace des opérations d’encaissement des personnes imposables. A travers ce cadre, les personnes soumises à la TVA sont amenées à doter leur commerce d’une caisse enregistreuse, normalisée. Normalisée car toutes les machines ne répondent pas aux exigences de la loi qui sont traduites à travers des normes, elles même définies à travers le cadre légal qui nous intéresse ici.

2018, l’année à retenir pour la réglementation sur les caisses enregistreuses

L’instauration de cette réglementation caisse enregistreuse s’est faite sur une année entière, notamment en 2018 où l’administration a accordé un délai aux commerçants et autres patrons de petites entreprises pour que ceux-ci s’alignent à la norme mise en place. En clair, un temps d’adaptation a été accordé au cours de l’année de promulgation de la loi afin que les commerçants et autres patrons des petites entreprises de se procurer une caisse enregistreuse répondant aux prévisions de la norme NF525.

Pour ce qui est de l’année en cours, la législation caisse enregistreuse est supposée acquise et comme nul n’est sensé ignoré la loi, tout manquement est passible de sanction.

Il importe de ce fait de connaitre la teneur de cette loi et ainsi comprendre les obligations qui vous incombent entant que responsable d’un commerce ou d’une petite entreprise tel qu’un salon de coiffure ou un restaurant.

Teneur de la loi de finance 2018

La loi des finances de 2018 a opéré un changement important dans la situation des personnes soumises au paiement de la TVA. Il s’agit plus précisément d’un renforcement du dispositif de certification  des logiciels de caisse. Sur ce point, il est tout de même important de préciser que tous les professionnels ne sont pas concernés par la réglementation. A noter cependant, que vous soyez soumis ou non à ce cadre légal, vous êtes tout de même tenu aux obligations comptables propres à votre situation.

Ici la question qui se pose est de savoir dans quelles mesures vous êtes concernés par l’obligation de certification après avoir déterminé la nature des obligations imposées par le cadre légal de 2018.

Nature des obligations y afférentes

De manière générale la loi prévoit que toute personne soumise au régime de la TVA soit équipée d’un logiciel de caisse certifié pour prendre en charge sa caisse enregistreuse. D’ailleurs, la loi de finances n°2015-1785 du 29 décembre 2015 pour 2016 en son article 88 disposait déjà à l’époque que « lorsqu’un commerce enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou d’un système de caisse, il doit utiliser un logiciel de caisse ou un système de caisse satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale » Avec la révision de 2018, la législation caisse enregistreuse impose l’obligation de certifier les logiciels de comptabilité afin de garantir leurs caractères inaltérables, sécurisés, et les soumettre à des conditions de conservation et d’archivage des données.

Comment déterminer votre statu vis-à-vis des obligations prévues par la loi ?

Il existe trois critères permettant de déterminant si oui ou non un professionnel est tenu par l’obligation caisse enregistreuse.

Tout d’abord, toute personne soumise au régime de la TVA sont inéluctablement tenues par l’obligation de certification de leur logiciel de caisse tandis que celles qui sont exonérées de cette taxe ou celles qui jouissent du régime de franchise de la TVA n’y sont pas contraint. Cette exception est également valable pour tous ceux qui évoluent sous le régime d’un remboursement forfaitaire agricole.

Le second critère porte sur votre mode de tenue de caisse. Ainsi, l’obligation incombe à tous ceux qui font appel à un logiciel ou un système de caisse pour l’enregistrement des paiements de leurs clients. Ceux qui se servent de logiciels accessibles en ligne ne font pas exception à la démarche de certification.

En troisième lieu, il importe de connaitre la nature de l’activité exercée. Ainsi, seuls les commerçants pratiquant une affaire avec des clients particuliers. Sur ce point, les professionnels dédiés aux activités B to B ne sont pas concernés.

L’obligation caisse enregistreuse 2018

Un temps d’adaptation a été accordé au cours de l’année de promulgation de la loi afin que les commerçants et autres patrons des petites entreprises de se procurer une caisse enregistreuse répondant aux prévisions de la loi en répondant à la norme NF525, à la certification LNE ou à l’auto-certification.  Quoiqu’il en soit la norme caisse enregistreuse 2018 la plus recommandée est la NF525 qui est le fruit de plusieurs années de recherches et de travail réalisé par des acteurs de l’encaissement. Cette popularité est due au fait que cet outil repose sur les principes fondamentaux qui animent l’administration dans sa démarche notamment l’inaltérabilité, la sécurisation ainsi que l’archivage des données.

A travers la démarche qui s’insère dans la caisse enregistreuse loi 2018, l’administration aspire à être en mesure de mieux surveiller les opérations des personnes imposables Ainsi, bien qu’il existe de nombreuses machines performantes, celle que vous devez vous procurer doivent prévoir l’usage d’un logiciel normalisé correspondant à la référence de la norme caisse enregistreuse 2018 et applicable depuis le 1er janvier 2018. Si déjà à la base, l’utilisation de la caisse enregistreuse apparait comme une nécessité, on avance surement vers un aspect plus contraignant de  la loi caisse enregistreuse obligatoire 2018 et cela afin de rendre effectif et plus aisé le contrôle des opérations comptables de l’individu imposable.

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